Dans le cadre de la gestion sponsoring opérationnelle, nous prenons en charge l’organisation complète de vos dispositifs d’hospitalité. De l’invitation à l’accueil sur site, nous assurons la coordination entre les équipes, la fluidité logistique et le confort de vos invités.

• Mise à disposition d’un logiciel de gestion de l’hospitalité (invitations, base de données, inscription, etc.)
• Mise en place de process d’invitation et de suivi (CRM, relances, RSVP)
• Coordination des quotas partenaires & gestion des contingents invités
• Briefs invités, communication logistique, accueil sur site
• Interface avec les équipes billetterie, sécurité, catering, etc.
• Suivi qualitatif et reporting post-événement

Nous assurons la gestion opérationnelle de votre portefeuille sponsoring pour garantir une activation optimale de vos droits, une coordination fluide entre les acteurs et une valorisation constante de vos investissements.

• Référencement de vos droits sponsoring
• Point de contact de référence auprès des propriétés/personnalités sponsorisés
• Centralisation et planification des activations
• Contrôle de la bonne exécution de vos droits sponsoring
• Coordination des parties prenantes (agences de production, marque, propriétés, personnalités)
• Mise en place d’outils de suivi : budget, rétroplanning, mesure de performance

Nous vous accompagnons dans la gestion opérationnelle des sollicitations sponsoring que vous recevez, en structurant le processus d’évaluation et en facilitant la prise de décision.

• Mise à disposition et implémentation d’un logiciel de gestion des demandes sponsoring (Optimy)
• Définition d’une grille d’évaluation selon vos objectifs & votre territoire de marque
• Analyse des dossiers reçus et recommandations (go / no-go)
• Traitement administratif des demandes